新形势下企事业档案管理工作规范化分析

 文/杜慧   2018-07-10 23:09:03

一、新形势下企事业档案管理工作中存在的问题

与过去的企事业档案管理工作相比,新形势下,虽然企事业档案管理工作的发展速度很快,但仍无法满足企事业对于档案管理工作高标准的要求。所以,有关部门必须采取有效的措施,使企事业档案管理工作更加规范化、更加完善。

(一)档案管理人员工作态度不端正

现在出现一种比较普遍的现象,就是有些企事业单位的档案管理人员对于档案管理工作不重视,导致档案管理中出现一些问题,比如档案归类不合理,给查找档案的人带来不必要的麻烦;更严重的是有些档案管理人员由于工作的疏忽,让一些本该存档的文件没有按照规定归档入库。这些都给企事业单位以及相应的档案管理工作的发展造成不好的影响。

(二)档案管理工作规章制度不够完善

档案管理相关的规章制度是规范档案管理工作人员工作行为的标准。但是,一些企事业单位中所设立的管理制度,对于如何做好档案管理工作的描述几乎是轻描淡写、一笔带过,不注重完善档案管理制度。这些都些都就使得一些档案管理工作人员消极怠工,工作效率低下。

(三)档案管理人员的素质不高

由于企事业单位对档案管理工作的重视程度不够,所以聘用的档案管理人员素质参差不齐。在一般人的眼里,档案管理类的工作相对来说比较轻松,不需要太多的技术要求和体力基础,平时的工作就是对档案进行归类、存档、清理等。但是,档案管理工作实则非常重要,由于某个档案管理人员的疏忽可能会给企事业单位造成重大的损失。所以,企事业单位在聘用档案管理人员后,要对其进行必要的档案管理技能培训,提高他们的工作素养,充分保障档案管理工作这一模块高效、安全地运转。

二、新形势下企事业档案管理工作规范化措施

档案管理工作的顺利进行,可以避免企事业单位“后院失火”情况的发生,为企事业单位安全生产作业保驾护航。尤其是在新形势下,企事业单位更应该加强对档案管理工作的重视,采取必要措施对档案管理工作进行规范化管理。

(一)完善档案管理规章制度

企事业单位想要实现新形势下档案管理工作的规范化,必须首先从制定更加完善的档案管理工作规章制度做起。完善档案管理的规章制度,一方面能够对档案管理人员的工作起到一定的约束作用,另一方面也可以为他们明确日常的工作任务和目标,有利于提高档案管理工作人员的工作效率。当然,在制定规章制度时,一定要做到规范化、合理化、人性化,要保证所制定的规章制度能行之有效,为提升档案管理工作的质量打下坚实的基础。

(二)提高档案管理人员的素质

首先,在聘用档案管理工作人员时,要经过深思熟虑,提高聘用的门槛,切实保障档案管理队伍的高素质性;其次,要对档案管理人员进行基本的技能培训,将一些高效、安全、便捷的档案管理工作经验、技巧传授给他们;最后,要让他们明白自己工作的重要性,提高他们对于档案管理工作的认识。

(三)建立相应的监督管理机制

监督档案管理人员的工作,一方面可以起到督促作用,保证他们较高的工作效率和质量;另一方面也可以起到威慑的作用,避免有些档案管理人员消极怠工、不思进取的工作态度。但是,在建立相应的监督管理制度的过程中,也要考虑企事业单位自身的现实情况,建立的监督管理制度必须满足公平、公正、合理、高效的条件。最理想的监督管理制度应该是既可以保证档案管理人员高效工作,又能够让他们很乐意接受监督。

总之,要想实现新形势下企事业档案管理工作的规范化,就必须将各种有利于规范化的因素都考虑进来,然后将这些有利因素“抽丝剥茧”,将它们的精华融入到企事业档案管理工作规范化的进程中。

三、结语

档案管理工作一直以来都是企事业单位工作的重要内容,它对企事业单位工作的改进以及长期的发展都具有不可替代的作用。新形势下,企事业单位档案管理工作虽然发生了很大的转变,但同时也出现了很多的问题,如何采取有效的措施弥补这些不足,使企事业档案管理工作更加规范化、更加完善,是当前企事业单位档案管理工作所必须面对的问题。因此,新形势下企事业档案管理工作规范化分析这一课题很有研究意义。

(作者单位:云南省农业科学院药用植物研究所)

《决策探索》2018年6月第12期 目录

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