地方高校基建档案的管理与开发利用

 文/宁芳   2018-07-10 23:09:02

高校基建档案是高校建设的重要档案,随着近几年高校不断合并,用地数量不断增多,面积不断扩大,基建项目也越来越多,基建档案资料越来越复杂,只有更好地对基建项目进行管理,才能应对越来越复杂的形势。现在基建档案管理面临的最大问题是:怎样使基建档案的管理能跟上高校的快速发展,如何能使高校的基建档案资源得到更好的开发利用。

专业性、系统性、实用性和周期长是高校基建档案资源具有的基本特点。首先,专业性是指档案涉及的内容和领域都具有专业性;其次,基建档案资料一般是对基建项目进行记录和管理的,而项目的资料一般都是成套的,所以基建档案具有系统性。再次,基建档案的资源对高校的规划筹备有着重要的参考价值,具有极强的实用性。最后,一般高校的基建项目开展要经历多个程序,并且这个时候的档案资料由许多个单位提供,经历的周期较长,所以具有周期长的特性。根据基建档案的特点来看,档案的管理复杂烦琐、难度大,所以只有合理地管理和有效地开发利用,才能使基建档案发挥其重要的作用。

一、高校基建档案管理策略

(一)建立完善的高校基建档案资源管理制度

建立完善的管理制度会使高校的基建档案工作逐渐向制度化、规范化、高效化的方向靠近。所以,运用合适的方式方法来建立完善的基建档案管理制度非常有必要。首先,要对档案资料的收集范围、写入时的档案格式以及归档时的归档方法等方面,制定出明确的要求和标准。其次,从管理部门内部的员工来说,再结合实际的岗位分工为各个岗位上的员工制定明确的工作内容和目标、绩效考核制度和监督制度,使员工基建档案管理工作的积极性得到提高。最后,在建立了有效的绩效考核制度和监督制度后,基建档案管理部门还要根据各个方面的特点建立完善合理的部门规章制度。

(二)提高对高校基建档案管理的重视

一些高校的领导对基建项目的质量、经费、施工进度比较重视,但是对基建档案却疏于管理,重视度不高,导致了高校的基建档案不全面、质量较低,并且可以利用的价值较低。据调查发现,领导对档案管理工作的重视程度对基建档案管理工作的影响较大。高校的领导,特别是主管领导要有档案管理意识,支持档案管理部门的工作。并且能在资金、人才等方面给予较大的帮助,这样不仅对基建档案管理部门收集、归档资料有巨大的帮助,还可以提高基建档案的管理水平。

(三)提高档案管理人员的综合素质

首先,要提高管理人员的政治素质。政治素质作为管理人员应该具备的基本素质之一,管理人员应该加深自己对档案管理的相关法律、法规和条文的了解程度,并且在此基础上严格要求自己的言行,做好自己的本职工作。其次,要有专业的业务素质。管理人员应该了解档案各个学科的理论知识,例如,应该掌握一定的统计学、管理学的知识,了解国家的政策方针,并且要通过参加培训来提高自身的专业业务素质。

二、高校基建档案开发利用策略

(一)确定合理的基建档案数字化的方式

在信息技术空前发展的当下,如果能将基建档案资料实现信息化和数字化,将对基建档案的开发利用起到促进作用。所以,从目前高校基建档案部门的实际情况来看,首先,随着时间的推移,有些基建档案资料已经发生破损,并且其中的一些图纸型号大小不一。其次,一般来说,基建档案的资料较之其他档案资料来说数量更多,类型更加复杂,尤其是一些历史悠久的高校,时间的积淀使其基建档案的资料更加复杂。所以,管理部门可以委托专业的图文公司对基建档案资料进行数字化,制成光盘或其他文件类型。

(二)优化基建档案的利用方法

加强基建档案信息化建设要充分利用现代计算技术、信息技术:首先,将基建资料准确记录,并且合理归档,制定出检索目录,方便查阅。其次,对信息化基建档案资料的文件目录和实际的文件进行比对,提高准确性。再次,利用计算机技术对信息化的档案资料进行文件的整理和检索。最后,对档案的借出和归还进行记录,详细登记借出和归还的时间、人员、内容和数量,保证档案的完整。

(作者单位:怀化学院文学与新闻传播学院)

《决策探索》2018年6月第12期 目录

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